Werken bij Geurtsen Privacyverklaring

1. Inleiding Werken bij Geurtsen Privacy Statement

Dit is de privacyverklaring van Werken bij Geurtsen. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, bijvoorbeeld wanneer er een e-mail aan ons wordt verzonden. In deze privacyverklaring beogen wij te verduidelijken welke gegevens er worden verwerkt, hoe deze worden verwerkt en voor welke termijn de gegevens worden bewaard. Daarnaast geven we duidelijk inzicht in hoe er gebruik gemaakt kan worden van bepaalde rechten met betrekking tot persoonsgegevens en de verwerking hiervan.

Wat doet Werken bij Geurtsen precies? Werken bij Geurtsen is het interne recruitmentbureau van de Geurtsen Groep, waar onder andere Machinefabriek Westerhof, Machinefabriek Geurtsen en BST Servicegroep onder vallen. Bij de Geurtsen Groep investeren wij in onze medewerkers, wat al begint bij de werving. Werken bij Geurtsen beoordeelt uw CV en nodigt u uit voor een persoonlijk gesprek, waar we niet gelijk kijken naar uw diploma’s naar aandacht hebben voor uw persoonlijke verhaal.

Er zijn verschillende situaties waarin wij persoonsgegevens verwerken of indien nodig laten verwerken. Om dit zo goed mogelijk aan te duiden heeft Werken bij Geurtsen gekozen voor een uitgebreide en nauwkeurige privacyverklaring. Werken bij Geurtsen hecht er waarde aan dat iedere bezoeker van haar website, (toekomstige) medewerker, klant of partner precies weet wat er gebeurt met (persoonlijke)gegevens.

Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn opgesteld met de geldende AVG Wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in het achterhoofd. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 van toepassing in Nederland en de overige EU lidstaten. Internationaal staat deze wetgeving bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

Binnen de Geurtsen Groep hebben wij een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO, Gerard Wieferink, kunt u bereiken via het volgende e-mailadres: g.wieferink@mfgeurtsen.nl. Hierbij kunt u erop rekenen binnen 7 dagen een reactie te ontvangen. Hij zal vervolgens met u uw aanvraag, verzoek of klacht bespreken, om tot een passende oplossing te komen.

2. Categorieën persoonsgegevens

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het voor ons noodzakelijk om bepaalde gegevens te verzamelen en verwerken, waaronder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een ‘natuurlijk persoon’. De volgende persoonsgegevens zullen we (in de meeste gevallen) nodig hebben:

- Voor- en achternaam;

- (Persoonlijk) e-mailadres en/of telefoonnummer (let op: op grond van de AVG kan het zijn dat bepaalde bedrijfse-mailadressen worden aangemerkt als persoonlijk e-mailadres. Denk aan het e-mailadres geurtsen@bedrijf.nl).

Wij verwerken en bewaren uitsluitend gegevens die rechtstreeks aan ons zijn verstrekt, of waarvan bij opgave ondubbelzinnig is gebleken dat ze worden opgegeven voor verwerking door Werken bij Geurtsen.

Indien u overgaat op het plaatsen van uw CV in onze interne databank, of een sollicitatieprocedure gaat indienen; Ontvangen wij hiermee aanvullende gegevens. U leest hierover meer in artikel 3 van deze privacyverklaring.

3. Grondslag en doel voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG dienen wij rechtmatige grondslagen aan te duiden voor het verwerken van persoonsgegevens. In het geval van Werken bij Geurtsen zijn de grondslagen van artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG toepasselijk: deze zien op het verwerken van persoonsgegevens op basis van toestemming, het uitvoeren van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Op basis van artikel 13 lid 1 sub c van de AVG omschrijven wij duidelijke ‘verwerkingsdoeleinden’ voor het verwerken van persoonsgegevens. Wat zijn ‘verwerkingsdoeleinden’? Dit zijn de doelen, ofwel de redenen, waarvoor persoonsgegevens worden verzameld. Deze dienen duidelijk te zijn, voordat persoonsgegevens verwerkt mogen worden.

Hieronder geven wij aan voor welke verwerkingsdoeleinden Werken bij Geurtsen uw persoonsgegevens verzamelt.

Doelen waarvoor Werken bij Geurtsen persoonsgegevens verzamelt;

a. Contact (verzoek)

Heeft u contact opgenomen met Werken bij Geurtsen of een Whatsapp mij/bel mij verzoek ingediend? Dan worden de door u opgegeven gegevens verwerkt om met u in contact te komen.

b. CV

Op de website van Werken bij Geurtsen bieden wij de optie aan om eigenhandig uw CV te uploaden. Hiervoor zijn een aantal gegevens voor ons noodzakelijk om te verwerken. Waaronder uw voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, adresgegevens en telefoonnummer. Optioneel heeft u nog de mogelijkheid om uw e-mailadres, een tweede telefoonnummer, uw rijbewijs en een foto van uzelf te uploaden.

c. Sollicitatieprocedure

Indien u deelneemt aan een sollicitatieprocedure, zullen de in artikel 3 lid 2 ( kopje CV) genoemde gegevens hiervoor gebruikt worden. Mogelijk kunnen er voor een goed verloop van de procedure bijkomende gegevens gevraagd worden. Hierbij gaat het altijd om strikt noodzakelijke gegevens.

d. Aangaan overeenkomst

Indien er wordt overgegaan op het aangaan van een (arbeids)overeenkomst, worden hiervoor persoonsgegevens verwerkt. Hiervoor geldt dat de gegevens als opgenoemd in artikel 3 lid 2 (kopje CV) verwerkt worden.

e. Administratie

Bij Werken bij Geurtsen voeren wij te allen tijde een gedegen administratie. Voor onze administratie worden bepaalde gegevens verwerkt, waaronder naam, contactgegevens en mogelijk financiële gegevens als bankrekeningnummer.

f. Social Media

Werken bij Geurtsen maakt gebruik van Social Media ter promotie van Werken bij Geurtsen, of ter gebruik voor onze sollicitatieprocedure. Hierbij wordt alleen informatie verzameld die u aan ons verstrekt of waarvan wij redelijkerwijs uit mochten gaan dat deze bestemd zijn voor verwerking.

4. Periode van opslag

Hierboven is aangegeven voor welke doeleinden persoonsgegevens verwerkt worden. Op grond van artikel 13 lid 2 sub a van de AVG geven wij vervolgens aan welke opslagtermijn hoort bij deze doeleinden.

LET OP: persoonsgegevens blijven altijd bewaard voor zolang u een overeenkomst met Werken bij Geurtsen heeft, waarvan de termijn nog niet is verlopen.

Werken bij Geurtsen hanteert de volgende termijnen per doeleinde;

a. Contact (verzoek)

Indien u contact met ons hebt verzocht, worden de door u opgegeven gegevens bewaard voor in ieder geval de periode dat het contact aanhoudt. Stopt het contact? Dan bewaren wij de gegevens voor een termijn van 2 jaar.

b. CV, sollicitatie en arbeidsovereenkomst

Wanneer u uw CV en de daarbij behorende gegevens uploadt worden deze bewaard in ons centrale systeem. Deze gegevens worden voor maximaal 1 jaar bewaard, als er geen verdere stappen worden ondernomen. Dit tenzij u aangeeft dat de door u opgegeven gegevens voor een langere periode bewaard mogen worden.

Bent u van het plaatsen van uw CV overgegaan naar een sollicitatieprocedure? Dan blijven uw gegevens bewaard tot 4 weken nadat de procedure is geëindigd. Let erop dat deze termijn alleen geldt voor een sollicitatieprocedure die niet uitmondt in het aangaan van een arbeidsovereenkomst, overeenkomst van opdracht of andersoortige overeenkomst. Indien er wel een overeenkomst wordt aangegaan, blijven de gegevens bewaard voor een termijn van 5 jaar nadat de overeenkomst is beëindigd.

c. Administratie

Wij zijn wettelijk verplicht om financiële gegevens voor een periode van 7 jaar te bewaren. Daarbovenop bewaren wij deze gegevens voor een termijn van 5 jaar.

d. Social Media

Indien de door ons verwerkte gegevens via social media niet voor een ander doeleind gebruikt worden, zullen deze gegevens voor een maximum termijn van 2 jaar bewaard blijven.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Werken bij Geurtsen deelt in bepaalde gevallen gegevens met derde partijen: dit gebeurt echter alleen wanneer het strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor het kunnen verrichten van onze diensten. In alle gevallen zal Werken bij Geurtsen zich conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:

- CRM systeem

Werken bij Geurtsen maakt gebruik van een CRM systeem, voor het bewaren van gegevens, zoals klantgegevens. De partij van het CRM systeem kan de door ons verwerkte gegevens niet zomaar inzien.

- Belastingdienst/overheidsinstanties

Wij hebben een wettelijke plicht om belastingaangiftes te doen. Hiervoor worden de wettelijk vereiste gegevens aan de Belastingdienst doorgegeven. Tevens is het mogelijk dat andere bevoegde overheidsinstantie gegevens opvragen bij Werken bij Geurtsen. Wij zullen hier altijd onze medewerking in verlenen, waarbij wij zoveel mogelijk uw privacy in acht nemen.

- Geurtsen Groep

Werken bij Geurtsen is onderdeel van de Geurtsen Groep. Binnen de Geurtsen Groep wordt er nauw samengewerkt. Vooral in het geval van sollicitaties kunnen de noodzakelijke persoonsgegevens doorgestuurd worden naar de relevante organisatie binnen de Geurtsen Groep. Dit gebeurt strikt vertrouwelijk.

- Administratie

Onze administratie wordt gedaan door een derde partij. Tussen deze partij en Werken bij Geurtsen/de Geurtsen Groep is een verwerkersovereenkomst vastgesteld.

6. Beveiliging

Het inzien van persoonsgegevens is alleen mogelijk voor degenen die hiertoe bevoegd zijn binnen Werken bij Geurtsen. Persoonsgegevens, zowel digitaal als fysiek, worden te allen tijde streng beveiligd.

Werken bij Geurtsen neemt strenge maatregelen in acht bij het beschermen van uw persoonsgegeven. Zowel digitaal als op fysieke wijze. Zo zijn al onze apparaten beveiligd met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het om apparaten als (mobiele) telefoons, laptops, tablets en computers. Tevens zijn USB sticks waarmee informatie wordt vervoerd beveiligd.

Voor de website of digitale toegezonden gegevens maakt Werken bij Geurtsen gebruik van Firewalls, virusscanners en een periodieke back-up. Uiteraard worden bij de back-up geen gegevens meegenomen waarvan de bewaartermijn verlopen is. Wachtwoorden voor systemen worden periodiek gewijzigd en e-mails worden periodiek opgeschoond.

Alle gegevens worden verzameld in een centraal serversysteem. De gegevens die hierin worden bewaard zijn niet toegankelijk voor andere organisaties binnen de Geurtsen Groep, ook niet wanneer deze dezelfde server gebruiken.

Voor fysieke gegevens worden deze in een afgesloten archiefkast, binnen een afgesloten kantoor bewaard. Het pand waarin het kantoor zich bevindt is tevens voorzien van een alarm installatie.

7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hierbij geven wij zo gedetailleerd mogelijk aan op welke wijze gebruik kan worden gemaakt van het betreffende recht.

a. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft altijd het recht om de door Werken bij Geurtsen verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt u een e-mail met uw verzoek versturen naar onze DPO g.wieferink@mfgeurtsen.nl.

b. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Indien de door Werken bij Geurtsen bewaarde gegevens onjuist blijken, heeft u het recht om deze gegevens te laten rectificeren. Werken bij Geurtsen zal dan de huidige incorrecte gegevens vervangen met de juiste gegevens.

c. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door Werken bij Geurtsen aan een soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als Werken bij Geurtsen.

d. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

In bepaalde gevallen kunt u aan Werken bij Geurtsen verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe heeft u de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder vindt u een lijst met situaties waarin Werken bij Geurtsen uw gegevens dient te verwijderen:

- Indien de door Werken bij Geurtsen verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het verwerkingsdoel.

- Indien de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens door u wordt ingetrokken. Bijvoorbeeld door middel van de ‘uitschrijf button’ op de Werken bij Geurtsen nieuwsbrief.

- Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing heeft u altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. Op het moment dat uw belangen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zwaarder wegen dan die van Werken bij Geurtsen, heeft u een relatief recht. Het wissen van de gegevens zal dan alleen geschieden indien aangetoond is dat uw belangen zwaarder wegen dan die van Werken bij Geurtsen.

- Indien Werken bij Geurtsen gegevens onrechtmatig verwerkt, heeft u een directe mogelijkheid om de gegevens door Werken bij Geurtsen te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens.

- Indien er een wettelijk bewaartermijn is overschreden is Werken bij Geurtsen verplicht om de verwerkte persoonsgegevens te verwijderen.

- Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen toestemming van een ouder dan wel voogd is toegekend. In dit geval zal Werken bij Geurtsen onmiddellijk uw persoonsgegevens verwijderen.

Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kunt u de volgende pagina raadplegen.

e. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Op het moment dat u van mening bent dat Werken bij Geurtsen niet op een gedegen wijze omgaat met uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.

f. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

U hebt te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

In de meeste gevallen is een e-mail aan onze DPO g.wieferink@mfgeurtsen.nl genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen over de geldigheid van uw identiteit kunnen wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan u verzocht wordt om een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identiteitsbewijs volstaan.

8. Plichten

Werken bij Geurtsen verwerkt gegevens altijd op grond van een gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens worden nimmer doorverkocht aan een derde partij.

Gegevens welke wij noodzakelijk achten om te verzamelen, zijn minimaal benodigd om onze diensten naar behoren uit te voeren. Indien deze gegevens niet aan Werken bij Geurtsen worden verstrekt, is het niet mogelijk om de diensten adequaat uit te voeren.

Indien het noodzakelijk blijkt om gegevens te delen met enig derde partij, zal hiervoor altijd toestemming worden gevraagd. Dit kan door middel van wijzigingen in de privacyverklaring van Werken bij Geurtsen of door de directe vraag van toestemming.

Tevens behoudt Werken bij Geurtsen zich het recht om gegevens te openbaren, indien dit wettelijk vereist is of Werken bij Geurtsen dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridische procedure. Dit zal tevens het geval zijn wanneer het gaat over het eigendom of bescherming van Werken bij Geurtsen. Hierbij wordt waarborging van uw privacy te allen tijde zoveel mogelijk in acht genomen.

Heeft u nog vragen over ons privacybeleid? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

g.wieferink@mfgeurtsen.nl

Versie 2020

app bel